Tussen de positieve beoordeling van een aanvraag en het moment dat een activiteit geheel is afgerond en daarover verantwoording is afgelegd aan het bestuur zit een aantal stappen. Na een positief besluit is de eerste stap het melden van het begin met de activiteit, als u bijvoorbeeld uitgaven gaat doen of met de voorbereiding begint. Een volgende stap is het voorschot. Als de activiteit is afgerond moet u daarover verantwoording afleggen: u dient een verzoek om vaststelling in. Dit is de afrekening die leidt tot de vaststelling van de subsidie.